いわゆるマネージャー職と呼ばれるポジションにいるのだけれど、日々余裕がなさすぎてしんどくなってきた。ここまでくると自分のマネジメントをしないとまずそう。
というわけで、Grokに聞いてみた。
------------------------
私の質問：
IT業界のベンチャー企業でプロダクトマネージャーをやっています。複数のプロジェクトを受け持っているので、自分のキャパシティが満杯になってしまうと感じることがあります。1つひとつのプロジェクトの工数を精度高く見積もれたらいいのかもしれませんが、プロジェクトごとのタスクには流動性があります。どうすれば自分のタスク量を管理できるようになるでしょうか
Grokの答え：
IT業界のベンチャーでプロダクトマネージャーとして複数のプロジェクトを担当しているとのこと、忙しさとタスクの流動性が課題になっているのですね。キャパシティ管理と工数見積もりの精度を上げつつ、現実的にタスクをコントロールする方法を提案します。以下に具体的なアプローチを整理しました：
1. タスクの可視化と優先順位付け
現状把握: まずは自分が抱えている全タスクを洗い出し、可視化することが重要です。TrelloやNotion、Jiraなどのツールを使って、プロジェクトごとにタスクをリストアップしてみてください。
優先順位の設定: 「緊急度」と「重要度」を軸にマトリクスを作り、タスクを分類します（例: Eisenhower Matrix）。流動性が高いタスクは「重要だが緊急でない」に分類し、後で調整可能なバッファを設けるイメージです。
ポイント: 流動性があるタスクは「確定タスク」と「変動タスク」に分けて管理すると、見通しが立ちやすくなります。
2. 工数見積もりの簡易フレームワークを導入
過去データ活用: 類似プロジェクトの過去のタスクを参考に、大まかな工数パターンを見極めます。ベンチャーだとデータが少ない場合もあるので、自分が関わった経験から「感覚値」を補正していく形でOKです。
Tシャツサイズ法: タスクをS/M/L/XLのようなサイズでざっくり分類し、細かい時間見積もりは後で詰める方法。流動性が高いタスクは大きめに設定して余裕を持たせます。
バッファの確保: 見積もった工数の20-30%を「予備時間」として確保。流動的なタスクの対応や急な割り込みに使えます。
3. キャパシティの定量化
1週間の上限を設定: 例えば「週40時間のうち、プロジェクトに使えるのは30時間」と決めておき、それをプロジェクト間で割り振る。これを超えたら「今は受けられない」と明確に伝える癖をつけましょう。
タスクの棚卸し頻度: 週1回（例: 月曜朝）にタスクとキャパシティを見直し、調整する時間を確保。流動性が高い環境では定期的なリセットが効きます。
4. 関係者とのコミュニケーションを強化
期待値調整: プロジェクトのステークホルダーに「タスクの流動性があるため、工数は仮置き」と伝え、柔軟性を事前に共有しておく。これで後からの変更が受け入れられやすくなります。
Noを言う準備: キャパシティが満杯なら、新しいタスクを断るか、優先順位を相談する。例えば「これを入れるなら、どのタスクを後回しにしますか？」と具体的に聞くと効果的です。
5. 自分のメンタルと時間の守り方
タイムブロッキング: 1日のスケジュールに「集中時間」や「調整時間」をブロック化して、タスクが溢れないようにする。
振り返り: 週末に「今週は何がうまくいったか」「どこで詰まったか」を5分で振り返り、次週に活かす。これで徐々に精度が上がります。
現実的なスタートポイント
まずは「タスクの可視化」と「週の上限設定」から始めてみてください。例えば、今週のタスクリストを作り、30時間分のタスクだけを受け持つと決めてみる。その中で流動的なタスクが動いても、バッファがあれば対応可能です。慣れてきたら工数見積もりの精度を少しずつ上げていく形で進めると、無理なく改善が進むと思います。
何か具体的なプロジェクト例やツールの使い方に困っていることがあれば、それに絞ってさらに深掘りできます。どうでしょう？
------------------------
タスクの可視化…。優先順位…。わかってはいたけれどやらなきゃね。
仕様を決めるとか、そういったタスクは1時間？2時間？では決めきれないからTシャツサイズ見積もりを導入してみればいいのかも。Tシャツサイズ見積もりはTシャツのサイズのようにSML、ときにXLなどもいれて見積もりする方法。例えばS＝1時間以内に終わるタスク、M＝誰かとMTGして決められるタスク、L＝何度も議論やたくさんのドキュメンテーションが必要そうなタスク、にするとか。
例えばある月曜日は稼働時間8時間のうち、1時間はバッファを見込む。つまり7時間は働ける。30分の定例ミーティングが3つあるから残りは5.5時間で、そうするとLサイズくらいの仕事が入れられるな、とか？
実際は突発的なミーティングや緊急対応が入ってくるからこんなに綺麗には整理できないんだろうけど、その都度アップデートしていくのもやってみるか…。
これを日々だけでなく、週単位で管理するのも必要そう。いつからどのプロジェクトを持てそうか把握しておかないと、矢継ぎ早に仕事が入ってきてしまう。
このあと、Grokにタスク管理用のスプレッドシートのテンプレートも提案してもらった。便利だねGrok…。
